Áhættustjórnun

Áhættustefna Hringbrautarverkefnisins

Tilgangur

Áhætta í starfsemi NLSH ohf. (hér eftir NLSH) felur í sér mögulega atburði sem aftrað geta félaginu í að ná markmiðum sínum við framkvæmd Hringbrautarverkefnisins. Með áhættustjórnun er áhætta verkefnisins skilgreind, metin, mæld og henni stýrt með hliðsjón af þeim verkefnum sem felast í Hringbrautarverkefninu.

Áhættustjórnun er árangursmiðuð aðferðafræði sem leitast við að stuðla að því að skipuleggja og samræma aðgerðir til að auka líkur á að markmiðum verkefnisins verði náð varðandi kostnað, tíma og önnur árangursviðmið verkefnisins. Áhættustjórnun veitir helstu þátttakendum og hagaðilum Hringbrautarverkefnisins samræmdar upplýsingar um áhættu verkefnisins og auðveldar upplýsta ákvarðanatöku um hvernig og hvenær best er að takmarka áhættu verkefnisins.

Við mótun skipulags áhættustjórnunar NLSH var haft að leiðarljósi að áhættustjórnunin sé:

Heildstæð: Nái utan um öll verkefni NLSH með nægjanlegri dýpt.

Skýr: Allt verklag og framsetning upplýsinga verði sett fram með skýrum og einföldum hætti.

Skilvirk: Dragi fram mikilvægar upplýsingar með skilvirkum hætti og íþyngi ekki ábyrgðaraðilum umfram það sem þörf er á.

Árangursrík: Styðji við ákvarðanatöku við rekstur Hringbrautarverkefnisins.

Áhættustjórnun tekur á öllum innri (sem eiga uppruna sinn í verkefninu) og ytri (uppruni utan verkefnisins) þáttum Hringbrautarverkefnisins sem gætu haft umtalsverð neikvæð áhrif á verkefnið.

Viðmið við mótun áhættustjórnunar

Við skipulag og innleiðingu áhættustjórnunar Hringbrautarverkefnisins er byggt á viðmiðum American Association of Cost Engineers International (AACEI). Jafnframt er horft til ISO 31000 (Risk Management), ISO 31010 (Risk Assessment) og Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Ferill áhættustjórnunar

Ferill áhættustjórnunar vegna Hringbrautarverkefnisins er eftirfarandi:

Móta skipulag áhættustjórnunar: Skilgreining og skjölun á ferli og hlutverkaskiptingu áhættustjórnunar.

Skilgreina og flokka áhættur: Auðkenning, flokkun og skráning á áhættuþáttum í áhættuskrá.

Áhættugreining: Mat á orsökum og afleiðingum áhættuþátta auk líkinda og áhrifa. Mat á óvissu (e. Contingency) hvers verkefnis og Hringbrautarverkefnisins í heild og áætlaður nauðsynlegur forði (e. Reserve) varðandi kostnað og tíma, sem tekið er tillit til í verkefnisáætlunum.

Innleiða viðbrögð við áhættu: Núverandi og möguleika til þess að draga úr áhættunni skilgreindar, skráðar og teknar ákvarðanir um innleiðingu þeirra.

Eftirlit og samskipti: Upplýsingamiðlun og eftirlit með skrefum 1-4 í áhættustjórnunarferlinu.

Uppfæra verkefnisáætlun og ferla: Byggt á skrefum 4 og 5 eru verkefnisáætlanir og ferlar uppfærðir.

Greining á notkun á óvissuforða (e. Contingency reserve): Mat á hvort nýta skal forða vegna óvissu varðandi kostnað og tíma.

Þróa og viðhalda aðferðum og tækni: Stöðugt endurmat og viðhald á aðferðum og tækni við áhættustjórnun.

Áhættustjórnun er heildstæður hluti af daglegum rekstri Hringbrautarverkefnisins. Auk þess er hvert skref í ferli áhættustjórnunar unnið heildstætt að lágmarki á hálfs árs fresti.

Hlutverkaskipting

Skipting ábyrgðar og hlutverka vegna áhættustjórnunar er með eftirfarandi hætti:

Stýrihópur um skipulag framkvæmda við Landspítala: Eins og kemur fram í erindisbréfi fylgist hópurinn með helstu áhættuþáttum verkefnisins og grípur til viðeigandi aðgerða til að draga úr þeim.

Stjórn: Setur áhættustefnu Hringbrautarverkefnisins, yfirfer áhættuþætti NLSH og hefur eftirlit með þeim og áhættustjórnun í heild. Tekur mið af áhættu við ákvarðanatöku.

Framkvæmdastjóri: Framfylgir ákvörðunum stjórnar varðandi meðhöndlun áhættuþátta, tekur mið af áhættu við ákvarðanatöku og útdeilir áhættuþáttum til áhættueigenda.

Áhættunefnd: Í áhættunefnd sitja framkvæmdastjóri, sviðsstjóri fjármálasviðs, eigandi hönnunarverkefna, eigandi framkvæmdaverkefna, staðarverkfræðingur og sérfræðingur af fjármálasviði. Áhættunefnd veitir stjórn ráðgjöf við mótun áhættustefnu og útfærir stefnuna með setningu verklagsreglna um áhættustjórnun. Áhættunefnd rýnir jafnframt miðlæga áhættuskrá.

Starfsmaður áhættunefndar: Áhættunefnd velur einn starfsmann nefndarinnar sem innleiðir skipulag áhættustjórnunar og hefur yfirumsjón með öflun upplýsinga um áhættuþætti, skráningu þeirra í áhættuskrá og skýrslugjöf. Framkvæmir greiningar á óvissu vegna framkvæmda og verkefna sem haft geta marktæk áhrif á og framvindu verkefna og metur hæfilegan forða vegna kostnaðar og tíma til að mæta henni.

Sviðsstjórar: Ganga úr skugga um að áhættugreining sé framkvæmd á öllum verkefnum í samræmi við innri ferla og kröfur og taka mið af áhættu við ákvarðanatöku.

Verkefnastjórar: Eru eigendur áhættuþátta (e. Risk owner) sem heyra undir þeirra verkefni. Þeir skilgreina, flokka, skrá og greina áhættur sínar auk þess sem þeir innleiða viðeigandi viðbrögð við þeim.

Innri þátttakendur verkefnisins, s.s. hönnuðir og verktakar: Fylgja eftir fyrirmælum verkefnastjóra í samræmi við samningsbundið hlutverk sitt.

LSH sem notandi afurða Hringbrautarverkefnisins: Veitir LSH álit og upplýsingar eftir óskum og fær aðgengi að upplýsingum eftir því sem áhættunefnd skilgreinir.

Innleiðing og stefnuskjölun

Áhættustjórnun Hringbrautarverkefnisins er nánar lýst í verklagsreglum um áhættustjórnun í verkefnahandbók. Aðgerðir vegna áhættustjórnunar eru samþættar verkferlum og öðrum innri skjölum NLSH og í verkefnahandbók.

Samþykkt áhættustefnu

Þessi áhættustefna NLSH ohf. er leiðbeinandi fyrir félagið og stjórn þess, mæli lög ekki fyrir um annað, og tekur í aðalatriðum til þeirra þátta sem nefndir eru hér að ofan. Áhættustefnan skal samþykkt á stjórnarfundi félagsins. Hafi verið vikið frá áhættustefnunni í veigamiklum atriðum skal stjórn félagsins færa slík frávik til bókar í fundargerðarbók ásamt rökstuðningi.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi Nýs Landspítala ohf.

Reykjavík, 5. febrúar 2021
Í stjórn Nýs Landspítala ohf.

________________________
Erling Ásgeirsson

________________________
Dagný Brynjólfsdóttir

________________________
Sigurður H. Helgason